Облачные кассы

В Налоговый Кодекс РФ регулярно вносятся изменения, дополнения. И прошлые годы тоже не стали исключением. Теперь вводится оборудование нового образца для предпринимателей. Оно доступно тем, кто принимает оплату картами, наличными. Главное отличие от прежних моделей в установленном фискальном накопителе. Он передает сведения о продаже в надзорно-контролирующий орган.

Обзавестись оборудованием нового образца должны:

• Службы доставки.
• Многочисленные магазины.
• Розничные и оптовые точки реализации.
• Салоны.
• Отели.
• Мастерские и пр.

Появление виртуальных касс дало толчок развитию технологий. Их задача заключается в упрощении складского и управленческого учёта. Специалистами разработано программное обеспечение, что оперативно формирует отчёты. Оно позволяет получить сведения и о реальном состоянии дел. Нет нужды просматривать документы, посещать офис, торговые точки. Отлично зарекомендовали себя и облачные виртуальные кассы. Они отличаются относительной простотой эксплуатации, стабильностью работы.

Назначение и виды облачных касс

ОК — облачная касса, то есть программа, ПО. Она обеспечивает контроль торговой точки в дистанционном режиме. Как только поступает оплата, автоматически создаётся чек. Далее происходит его пересылка к оператору фискальных данных (ОФД). Онлайн-кассы можно разделить в зависимости от принципа использования:

• Виртуальная касса с расположением информации на удалённом сервере.
• Интегрированная с типовой физической кассой.

Облачную кассу могут использовать магазины. Плюс, предприятия среднего или небольшого формата с геолокацией вне города. Актуально это и тогда, торговля осуществляется виртуально. Нетрудно оформить в соответствии с требованиями продажу продукции. А еще, удастся:

• Отследить объём запасов, товаров.
• Провести расчёт выручки за заданный период времени.
• Отследить то, как работники справляются со своими обязанностями.

Функционал зависит от настроек, интересующих клиента. Устанавливаются нужные, актуальные для бизнеса в настоящий момент. Большой объём процессов компании можно обрабатывать автоматически. И помогут в этом широкие возможности онлайн-кассы. Нет необходимости покупать и устанавливать объёмное программное обеспечение. Не придется сталкиваться и со сложным интерфейсом. Нет необходимости и платить за отдельный сервис хранения данных. Отпадет необходимость найма ИТ-специалистов, администраторов, которые будут:

• Задавать настройки.
• Осуществлять контроль.
• Ремонтировать и так далее.

Эта несложная платформа интегрируется с контрольно-кассовой техникой (ККТ). Да, возможно возникновение некоторых сложностей. Но только, если ПО разрабатывалась для компании по индивидуальному заказу.

Контрольно-кассовая техника и ОК для виртуальной торговли

Для интернет-магазинов ОК представляет собой специальное ПО. Это гарантирует соблюдение норм закона, предписывающих:

• Выдавать сформированные кассовые чеки, когда проходит оплата.
• Контролировать функционирование складов.
• Следить за объёмом запасов.
• Это необходимо и для контроля работы специалистов, техники. А еще, облачную кассу возможно:
• Взять в аренду в специализированных компаниях.
• Подключить к действующей контрольно-кассовой технике.

Нюансы интеграции облачной кассы и ККТ

Ключевым моментом является совместимость оборудования и сервиса. Часто встречается самая распространенная контрольно-кассовая техника. Она следующая: «Retail», «Элвес», «Атол», «Штрих», «PP». Порою приложения, совместимые с каким-то оборудованием, не подходят для прочих модификаций. Этапы интеграции сервиса и контрольно-кассовой техники:

• Подбирается подходящая ККТ, происходит её регистрация в налоговой службе.
• Заключается партнерское соглашение с оператором фискальных данных. Например, в этой роли могут выступать специалисты сервисного центра.
• Затем происходит настройка и подключение к виртуальной паутине. Делается это посредством USB-портов, Wi-Fi и пр.
• Затем надо определиться с поставщиком услуг облачной кассы.
• Пройти регистрацию, сформировать кабинет участника на сайте поставщика.
• Заключительным этапом станет выбор оптимального тарифа. А после можно будет приступать к работе.
• Затем интегрируется программное обеспечение и сам кассовый аппарат. Плюс, указываются сведения о серверах поставщика. Придется внести сведения и о самой торговой точке. Потребуется внести информацию и непосредственно о кассовом аппарате.

Важно проверить корректность существующей версии прошивки. Это поможет избежать несоответствия кассы и программного обеспечения. Потребуется карта SD, без нее корректная работа невозможна. Ее отсутствие существенно ограничит функционал. Можно будет узнать сведения лишь о состоянии оборудования. Для отправки данных оператору фискальной деятельности потребуется SD.

Как работает виртуальная онлайн-касса

Сейчас предприниматели могут направить бланки, чеки клиенту. В том числе в электронном виде на электропочту. Эти модели отличаются от прежнего морально устаревшего оборудования. Вот что представляет из себя схема продаж:

• Заказчик оплачивает товар, продукцию.
• Далее сумма пробивается в чеке на виртуальной кассе.
• Информация записывается кассовым аппаратом и сохраняется на фискальном накопителе.
• Затем отправляется оператору фискальных данных.
• Происходит обработка информации, отправка её в соответствующую налоговую службу.
• Покупатель получает бумажный чек и электронный.

Оператором фискальных данных являются компании, обрабатывающие сведения. Компании зарегистрированы в установленном законом порядке. В виртуальных расчётах действия схожи с действиями при стационарной торговле. Единственное отличие в том, что электронный чек не отправляется.

Клиент может выбрать, куда получить информацию о покупке:

• Электронная почта.
• СМС-сообщение и прочее.

Для этого надо иметь контактную информацию клиента. Она вносится в систему перед совершением покупки. При отсутствии данных отправить информацию клиенту невозможно. Не получится это сделать на электропочту, с помощью смс. Не будет и возможности получить чек в напечатанном виде. Кассовая техника разрабатывается для онлайн расчётов. Значит, не всегда она может распечатывать документы в бумажном формате.

Аппараты, разработанные для интернет-магазинов, отличаются от обычных онлайн-касс. Они создают кассовые чеки электронно и переправляют их клиентам. Новые устройства наделены такими возможностями, но встречаются не везде. Если технические возможности отсутствуют, то предприниматели делают следующее:

• Ставят устройства, имеющие возможность поменять настройки программы. Это самостоятельно формирует и отправляет чек клиенту. Тогда нет необходимости привлекать кассира, обслуживающий персонал.
• Ставят обычную онлайн-кассу. Кассир-продавец вручную работает с контрольно-кассовой техникой. Он отправляет чеки в электронном виде клиенту.

Первый вариант прекрасно подходит для ведения интернет-торговли. Возможно прохождение оплаты в будни, выходные, днем, ночью. Да, не всегда физически может находиться рядом обслуживающий персонал. Практичнее будет оснащение торговой точки подходящей техникой. Это удобнее привлечения к работе кассира, продавца.

Может ли интернет-магазин не выдать кассовый чек

По закону, ООО или ИП может не выдавать чеки. Однако в строго регламентированных случаях:

• Если предпринимательство осуществляется в районе без хорошей связи.
• Отгрузка товаров производится индивидуальным предпринимателем, юридическим лицом. При этом платежи поступают на расчётный счёт. При опте оптовик не пробивает чеки на основании ФЗ.
• Денежные средства приходят через «Почту России». Почта становится платёжным агентом, предоставляя чек клиенту.

Как видно, исключения есть, но их мало. Прочие компании должны купить кассу либо арендовать. При аренде приспособления находятся у владельца. Арендатор использует их по договору, осуществляя подключение виртуально.

Плюсы аренды виртуальной кассы:

• Можно автоматизировать закрытие/открытие кассовых смен.
• Можно ознакомиться со статистикой за нужный период времени.
• Нет необходимости искать место для размещения аппаратов. Если нет офиса у интернет-площадки, то проблем не возникнет.
• Техническое обслуживание полностью лежит на собственнике в соответствии с договором.

Но продавец отвечает за своевременность формирования кассовых чеков. Если требования нарушаются, то продавцу грозят штрафные санкции. А затем он самостоятельно предъявляет претензии в компанию, владеющую ККТ. Но необходимо синхронизировать работу оборудования и учётных программ наподобие 1С.

Что ещё важно помнить при аренде кассы

Независимо от формы сотрудничества техника регистрируется в ИФНС. Это означает следующее:

• Надо оформить КЭП (электронную подпись).
• Выбирается арендодатель, например, путем заполнения заявок на сайте.
• Придётся получить данные аппарата. Нужны и сведения об операторе фискальной деятельности (ОФД).
• В налоговую службу направляется заявка. Можно сделать это онлайн без личного посещения надзорного органа.
• Последнее — получение регистрационных номеров контрольно-кассовой техники. Эти сведения вводятся в память аппарата.

Перед началом работы важно убедиться, что всё готово. Надо пробить контрольный чек и прочее.

Где можно приобрести облачную ККМ

Сервис предлагают многие компании. Они соблюдают 54-ФЗ, регламентирующий эту деятельность. Оплата взимается за определенный период пользования. Например, ежемесячно в зависимости от количества арендуемых аппаратов. В среднем аренда не превышает 2000р/месяц. Сюда же включена оплата услуг оператора фискальной деятельности. Отдельно оплачивается лишь фискальный накопитель.

Как видно, алгоритм сотрудничества с клиентами налажен. Равно как и работа с контрольно-кассовой техникой, облачной кассой. Многие компании, индивидуальные предприниматели оценили удобство техники. Это позволяет работать с клиентом в разных форматах. А также обеспечивает полноценную торговлю.