Организация бизнеса в сфере услуг до 2021 года не включала обязательную установку ККТ. Переходное время по оснащению фискальными аппаратами предприятий малого бизнеса окончено. Сейчас при обслуживании физических лиц клининговые службы, салоны красоты, мобильные точки торговли должны фиксировать оказание услуг и отправлять отчётность в ФНС. Рассмотрим подробнее кассы для сферы услуг.

Онлайн-касса: особенности устройства и подключения

Онлайн-касса — аппарат для выдачи чеков покупателям (клиентам), сбора данных об операциях и их передачи в налоговые органы. Основной элемент в устройстве — фискальный накопитель. На него записываются все операции по продажам, проходят шифрование и отправляются в налоговую службу. Дополнительно к фискальному накопителю можно подключить специализированные оборудование (терминал для бесконтактной оплаты или сканер штрих-кода).

Онлайн-касса с Wi-Fi модулем или мобильным интернетом передает сведения в момент покупки. При отсутствии подключения или выезде за пределы действия сети данные накапливаются и одновременно передаются в ФНС. Если 30 дней не отправлять сведения о транзанкциях, то касса заблокируется. Наладить работу можно после устранения неполадок и передачи отчёта за прошедший период в налоговую.

После того как чек на онлайн-кассе пробит продавцом, данные поступают к авторизованному ОФД (оператору фискальных данных). На сайте своего оператора предпринимателю доступны все чеки об оплате. Собранную информацию можно анализировать и направлять в налоговую.

В сфере-услуг нашли применение 3 типа касс:

Стационарные — автономные агрегаты, используются в ресторанах, гостиницах, бьюти-сфере.
Мобильные или смарт-терминалы схожи с устройством смартфона. В нём установлен фискальный накопитель, который посредством мобильной или Wi-Fi связи передаёт информацию ОФД. Терминал чаще используется для выездных услуг: клининга, ремонта, работам на дому.
Фискальный регистратор выполняет функции печати чеков и накопления данных. В нём не предусмотрена клавиатура и экран. Требует подключения к управляющему устройству (смартфону или ПК) с кассовой программой. Используются на выездных и постоянных торговых площадках.

Алгоритм работы онлайн-кассы

Кассовый аппарат для бесконтактной оплаты работает так:

Клиент оплачивает предоставленную услугу картой или со смартфона. Кассир фиксирует покупку, выдаёт чек. При безналичной оплате печатается эквайринговый чек (слип), но он не приравнивается к кассовому.
После фиксации транзакции в фискальном накопителе устройства, данные отправляются посредством интернета ОФД.
От оператора сведения передаются в ФНС.

У клиента на руках остаётся бумажный или электронный чек. В цифровом виде его можно получить по СМС, на электронную почту или путём сканирования QR-кода.

Принципы выбора онлайн-кассы

Основное ядро кассы или терминала — фискальный накопитель, со сроком работы до 36 месяцев. По закону п. 6 ст. 4.1 54-ФЗ организации сферы услуг, ИП могут использовать его до 36 месяцев.

Число клиентопотока напрямую зависит на выбор онлайн-кассы. В организациях с числом покупателей до 100—150 чел./день оптимально установить бюджетные модели или мобильные кассы. К ним относятся парикмахерские, мойки самообслуживания, СТО и др.

Если количество клиентов коло 500 человек в сутки, потребуется более мощная стационарная касса или фискальный регистратор. Это актуально для сети быстрого питания, а в случае работы развлекательного или лечебного центра может потребоваться одновременная установка 2—3 аппаратов.

Затраты на покупку онлайн-кассы:

Стоимость контрольно-кассового устройства, от скорости печати чека и возможностей работы цена варьируется от 6 до 30 тыс. рублей.
Фискальный накопитель приобретается дополнительно, цена — 10—15 тыс. рублей. После заполнения памяти его можно заменить самостоятельно на новый.
Терминал эквайринга для бесконтактной оплаты стоимостью 13—20 тыс. руб. В некоторых моделях он встроен в кассу.
Дополнительно приобретают ящик для наличных, сканер для считывания штрих-кода, весы и другое оборудование.

Порядок подключения онлайн-кассы, её регистрация

В случае работы компании с физическими лицами этапы подключения следующие:

покупка или аренда кассового оборудования, заключение договора на обслуживание и возможный ремонт;
приобрести и установить фискальный накопитель на время работы до 3 лет;
оформить договор с ОФД;
зарегистрировать кассу в ФНС;
настроить и активировать работу кассы самостоятельно или вызвать мастера из сервисного центра.

В случае работы организации с программой по управлению сервисным обслуживанием клиентов, кассу интегрируют с данной системой. Так передаются сведения о производимых услугах и контакты клиентов, а в чеках отображаются сведения об услуге.

Кассовый аппарат в аренду

Предприниматели могут купить, либо арендовать онлайн-кассу. В стоимость арендной платы будет включена цена основного и дополнительного оборудования, абонентская плата оператору фискальных данных. Главные преимущества услуги:

оплата аренды ниже, чем покупка кассы, не требуется изымать средств из оборота;
настройку и установку производит арендодатель;
онлайн-кассу можно выкупить;
в оплату аренды включены сервисы обслуживания и программы.

Действие онлайн-касс без аренды и покупки устройства

Услуги, которые оказываются удалённо, например, образовательные курсы не требуют физического аппарата для транзакции. В этом случае с провайдером составляют договор и подключают виртуальную кассу. Платежи будут проходить через платёжные системы иди сайт. После приобретения услуги составляется чек, который направляется к покупателю и ОФД.

Механизм работы виртуальной кассы не отличается от стандартной покупки в оффлайн магазине. Вместо бумажного чека покупатель получает электронную версию.

Ответственность за отсутствие кассы при оказании услуг

Нарушением считается работа организации без кассы или невыдача чека клиентам. Штрафы начинаются от 1,5 тыс. рублей для руководителя и от 15 тыс. руб. для предприятия. Неправильное использование онлайн-кассы также может повлечь привлечение к ответственности. Существует ряд нормативных правил:

использовать для транзакций устройства из Госреестра ККТ, который доступен на сайте ФНС;
зарегистрировать кассу в налоговой и перепроверить факт регистрации;
грамотно оформлять покупки и услуги, выдавать каждому клиенту чек;
в личном кабинете ОФД проверить правильность передачи сведений о транзакциях оператору.

Организации без установки онлайн-кассы

В случае оформления самозанятости и ИП организации выплачивают профессиональный налог. Они освобождаются от необходимости установка кассовых аппаратов. Сведения об оказанных услугах отображаются в приложении "Мой налог".

Список предпринимателей, которые не обязаны устанавливать терминалы и кассы указан в ст. 2 54-ФЗ. В сфере оказания услуг это:

люди сдающие жильё в аренду, арендодатели коммерческих помещений;
носильщики в пунктах прибытия поездов, самолётов и автовокзалах;
мастерские по производству ключей, ремонту обуви, сумок;
фотоателье и услуги фотопечати;
химчистки для одежды, ковров;
ремонт мебели, техники.

Онлайн-кассы от различных производителей можно купить в в АСЦ Пульс для ведения малого бизнеса и предприятий в сфере услуг.

Кассовые аппараты для сферы услуг